Нарушение правил хранения документов: административная, налоговая и уголовная ответственность.
Главная » Предпринимательство » Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов

Ответственность за нарушение норм хранения архивных документов

Каждый новый год существования фирмы прибавляет солидный пакет документов, которые она должна хранить для обеспечения разнообразных целей. Документация эта касается финансовой отчетности и кадрового делопроизводства. Если имеет место нарушение правил хранения документов, то это влечет за собой определенные меры наказания.

Хранение документов

Правила хранения и основные нарушения

Основным нормативным актом, который регулирует вопросы, связанные с хранением документов в организации, является ФЗ № 125. Для каждого вида документации разработаны свои правила фондирования. В первую очередь это касается сроков. Так, они могут варьироваться от одного года до бесконечности. Например, квартальная бухгалтерская отчетность должна храниться в течение 5 лет, а годовая – постоянно.

Ответственность за правильное хранение возложена, в первую очередь, на руководителя самой организации, а также начальников подразделений. Как правило, это – главный бухгалтер и руководитель отдела кадров.
Пустой офис по месту регистрации предприятия
Читайте: Штраф за не нахождение по юридическому адресу

В идеале внутри офиса у каждой компании должно быть отведено отдельное помещение под архив, оборудованное стеллажами и шкафами, которые в случае необходимости можно закрыть на замок и опечатать. Если такого помещения нет, то допускается хранение внутри подразделений в специальных шкафах. Вся документация расставляется по номерам и хронологии. При наличии очень большого объема разрешено разбить документацию по тематикам (принятие на работу, увольнения, отпуска и пр.).

Если условий для правильного хранения внутри организации нет, то закон разрешает сдать документы в посторонний архив. Он может быть как государственным, так и частным. При ликвидации предприятия сдача документов в частный архив не допускается. Все они отдаются на хранение в территориальный отдел Росархива.

Если срок хранения документов подошел к концу, то у организации есть право подвергнуть их уничтожению при соблюдении ряда условий:

  • Назначение экспертной комиссии, цель которой – выявление перечня документов, подлежащих уничтожению.
  • Составление акта о выявленной документации.
  • Заверка акта руководителем фирмы.

При этом способы уничтожения никак не регламентируются. Документы можно сжечь, а также допустимо сдать для переработки вторсырья в специализированную компанию.

Нарушения в сфере архивного хранения имеют следующие формы:

  • Уничтожение документов без соблюдения основных норм.
  • Несоблюдение условий хранения отдельных видов документации.
  • Потеря документов до истечения срока, отпущенного для их хранения.

Меры ответственности

За нарушение основных правил законодательством предусмотрено три типа ответственности:

  • Административно-правовая.
  • Налоговая.
  • Уголовная.

Согласно статистическим данным большинство нарушителей привлекаются по ст. 13.20 КоАП РФ, которая предусматривает кроме устного предупреждения наложение штрафов:

  • Физическое лицо будет обязано заплатить сумму от 100 до 300 тыс. руб.;
  • Должностное лицо – от 300 до 500 тыс. руб.

При грубом нарушении правил судья будет назначать меру наказания, исходя из ст. 15.11 КоАП РФ, которая предусматривает:

  • Штрафные санкции для должностного лица от 5 до 10 тыс. руб.;
  • При повторном правонарушении штраф увеличится и составит от 10 до 20 тыс. руб., в особых случаях лицо будет подвергнуто дисквалификации на срок до 2 лет.
Составление документов в налоговую
Читайте: Штраф за непредставление документов по требованию налоговой

Налоговая ответственность касается вопроса непредоставления финансовой отчетности и регламентируется ст. 120 НК РФ. Так, если правонарушение затрагивает один налоговый период, то наказанием для ответственного лица станет штраф в размере до 10 тыс. руб., если количество периодов больше, то увеличивается и сумма штрафа до 30 тыс. руб.

Если уничтожение или повреждение документов совершается лицом из корыстных побуждений, то следствием такого деяния становится уголовная ответственность по ст. 325 УК РФ, которая предусматривает для виновных следующие меры наказания:

  • Штрафные санкции до 200 тыс. руб.
  • Необходимость выполнить принудительные работы сроком до года.
  • Лишение свободы на срок до года.

Ответственным лицам необходимо тщательно отслеживать изменения правовых норм, касающихся правил хранения документации.

Оставить комментарий

avatar
  Подписаться  
Уведомление о